月別: 2018年2月

ただの記録で終わらない!-業務効率を上げる通話録音の使い方-

皆様の電話に通話録音機能はついていますか?

企業で使っている電話ではついているところが多いかもしれませんね。

 

使い方としては、「何かあったときのために」「クレーム防止のため」など『もしも』のときに備えて、ということが多いのではないでしょうか。

 

今回は、せっかくついている通話録音機能を積極的に使おう!ということで弊社のお客様(A社)の活用事例をご紹介します。

 

 

 

営業活動の効率化

 

A社では、オートコール(自動で電話を発信してくれるシステム)を使い、オペレータが営業担当者のアポを取得しています。(こちらのシステムについてはまた後日、ご紹介いたします。使うとコール数が数倍アップします!)

 

▼オートコールのイメージ

 

さらに、CTIに基本機能として通話録音がついているため、オペレータが通話した内容は全て自動で録音されます。そして、アポが取得できたオペレータは営業担当者にその旨を伝えます。

 

・・・ここまではよくあるやり方かもしれません。

 

 

タブレットで通話録音を聞けます

 

オペレータと営業担当者は文章でやりとりをするので、お客様の様子や温度感など微妙なニュアンスは伝わりくいことがあります。そんな時、A社では営業担当者が外出先でタブレットを使い、通話録音の内容を聞いて確認します。

 

▼タブレットで聞くイメージ

 

すると、どんな流れでアポ取得になったのか、お客様はどんな方かなど声のトーンや大きさ、話す速さなどから聞き取ることができます。事前に営業ツールや話す内容なども準備ができて、初対面でもスムーズに会話に入ることができるそうです。

通話録音がなく、文章だけでの伝達だと、オペレータの主観が入りやすかったり耳がいたい「言った言わない問題」などが発生しやすくなります。

 

 

充実したオペレータ教育を

 

 

他には、オペレータ教育にも使っています。テキストだけではなく、会話した内容をそのまま聞けるので声のトーンや大きさ、スピードなどを講師がいなくても自ら学習することができます。管理者の方は研修に使う時間を削減できますしオペレータの方はよりわかりやすく身につけられます。

 

あと実は難しいのが、『MUSTワードの織り交ぜ方』。「これは絶対に伝えてください」という言葉を会話の中でどこに織り交ぜたら良いのか…人によっては、身につけるのに結構な時間がかかるようです。そんな、人によっては体得するのにスピードの差が出るスキルも、実際の音声を繰り返し聞くことによってスピードが上がったそうです。

 

こんな風に、通話録音ひとつでも色々な使い方ができます。より使いやすくしていただくために、弊社の通話録音システムは全ての通話を自動録音操作も簡単にしています。さらにA社の例では、外出先でも聞けるようにタブレット対応をしています。

 

 

まとめると

 

・オートコール(自動で電話を発信してくれるシステム)でコール数アップ

・営業担当者は通話録音を聞くことで初対面のお客様と会話しやすくなった

・通話録音を研修に活用し、オペレータ教育がスピードアップ

 

いかがでしたでしょうか。

A社はアポ取得が増え、売上が伸びているようです。今現在も成長を続けています。

 

こんな風に業務内容によって色々な使い方ができる通話録音機能

こんなことできるのかな?こういった業務に使いたいんだけど…などアイディアが思いついた方は、ぜひ一度ご相談ください。

最後まで読んでいただきありがとうございました。

女性が管理職として働くということ

今回は初めての社員インタビューです。

インタビューさせていただいたのは、メディアシステム唯一の女性管理職、小野統括部長♪

私の面接担当が小野統括部長で、「こんなお洒落な人がいるなら働いてみたいな」と思ったことを覚えています。面接のときの内容はもちろんですが、面接官の姿から自分の働くイメージをつくる方も多いのではないでしょうか。

 

 

そんな、私に入社するきっかけを与えて頂いた小野統括部長に、先日ランチに連れて行っていただきました♪

 

行ったのはココ↓

パン屋むつか堂カフェ@博多AMU

https://www.jrhakatacity.com/gourmet/mutsukado_cafe/

福岡ではたぶん知らない人は居ない、有名なパン屋さんのカフェです。美味しいです。お洒落です。(ちなみに本店のパン屋さんは小野統括部長のご自宅近く…)

 

クロックムッシュを切る小野統括部長…

 

 

 

全然こっちを向いてくれない…

 

 

 

全然…!残念ながら正面写真はNGでした。

 

 

 

 

さて、「政府は2020年までに指導的地位に占める女性の割合を30%に引き上げる~」という話題も過去にありましたが、まだまだその割合は少ないのが現状のようです。弊社も例外ではなく、社員数は24名ですが、男女比率は圧倒的に男性社員が多く、女性管理職は小野統括部長一人です。どんな思いで日々働いているのでしょうか。

 

【経 歴】

福岡大学卒業後、株式会社ふくやに就職。二年半で退職し、アメリカへ放浪の旅へ…旅の最中、日本にいる知人から誘われコンサルの手伝いなど様々を経験。その後、再びふくやグループ会社であるメディアシステムにアルバイトとして入社。(日雇いのような感じだったとか)数カ月で社員になり、2年後には管理職に。去年から、出勤時はオフィスがあるビル7階までの階段登りを始め、プライベートではキャンプを始める。(目指せアウトドア部設立!これが一番の夢だそうです)

 

 

現在の役職になるまで

 

ー管理職になられたのはいつ頃でしたか?

29歳のときだったかな?たしか社員になって2年たったぐらいだった気がする。前の人が辞めるタイミングで、じゃあ小野、みたいな(笑)

 

ーえぇ!大変なポジションですね。

ねー、そんな感じですよ。昔は、平気で0時まで働いて、皆で飲みに行ってまた朝から働いて、の繰り返しだった。それが普通だったけど今はもう無理(笑)時代も違うしね。

 

ー管理職になって働き方とかは変わりましたか

課長になったときと部長になったときとでも違うんだけど。課長のときは現場よりの考え方で、自分がやらなきゃっていう考え方だった。それが部長になったときに石井社長から、自分でやらなきゃいけない仕事以外は手放さなきゃいけないよ、って言われて。最初はね、その感覚が全然わからなかった。。やってくうちに 皆を信用して任せるとこんなに仕事がうまくまわせるんだ、ってわかって。そのときやっと意味が理解できたというかなんというか。最近の課長と部長の役割は 自分が担ってたときとはちょっと違う部分もあるんだけど。でも今の課長たちを見ていると、当時の自分を見ているような気がする。自分で抱えてしまうこととか。そこがかわるとまた全体も変わってくるんだろうね。

 

 

社員が成長できる環境づくり

 

ー他に、管理職として感じることはありますか。最近はどうですか。

ちょっと前まではできてたことが、今は通用しなくなってる。(会社の経営について)運営を見直したり、時代にあった新商品を開発したりしていかないといけないんじゃないかな。あとはもっと皆が発言できる環境をつくりたい。

社内でワークショップとかもおもしろそうですね。―

実は以前やってみたことがあるの!意外と皆、「こんな商品を作ってみたいんだよね~」とか話し出すと盛り上がって、楽しかった。

 

ー管理職として、これからやってみたいことはありますか。個人的なものでも大丈夫です。

会社を大きくしたい。社内ベンチャーじゃないけど、皆が成長できる環境をつくりたい。細かく話すと長いのでここでは話さないけど(笑

あとは皆の健康管理かな!(いつも皆の風邪や食事などを心配して声かけされています)あと本当は、土地買ってビル建てて子供からお年寄りから動物もいて、畑やって、っていうのをやってみたい。土にふれることとか命の大切さとかわかるし…あとはサクッと2週間休みをとって皆で海外行きたいとか。。。

 

ー複合施設ですね!海外もいいですね~

これはもう、個人的だけどね(笑)

 

 

女性管理職としてのやりがい

 

ー男性社会の中で戦ってきた(現在進行形)印象がありますが、やりがいを感じるのはどんな時ですか

うーん、若すぎると話聞いてもらえないし、女性だから相手にされないっていうのもあったし。。。でも、無理だろって思われてたことをやりとげたときはよっしゃ、って感じかな。あとは男性よりもタフだったり(笑)

 

ーメンタルとかですね(笑)

そうそう、メンタルは男性より強いかも。あと男女平等ってわけではないけど、対-人、として見てもらえた時はやりがいを感じるかな。

 

ー色々と沁みますね…たくさん話して頂いてありがとうございました!

 

 

29歳から管理職として働いてきた小野統括部長。男性社員にバシバシ指導している姿をよく見かけます(笑)

私的には、女性社員の数が少ないのでとても頼りになります。いつも社員のことを考えて細やかな声かけをされているのは、女性管理職ならではですね。個人的だと語る夢も、実は社員のことを考えてのことだったり。

今年はアウトドア部設立なるかなー!楽しみです!